Privacyverklaring

1.1 Wie is verantwoordelijk?

Tools voor Kindcentra (“wij”, “ons”) biedt digitale hulpmiddelen en informatie voor organisaties in en rond kindcentra en kinderopvang.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

• Naam: Tools voor Kindcentra
• Juridische naam/eigenaar: M. van de Ven
• Adres: Den Haag
• E-mailadres: info@toolsvoorkindcentra.nl

1.2 Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers en gebruikers van de website, de Rekentool PBMC & VE, het AI Learning Center, contact- en downloadformulieren en eventuele andere digitale tools van Tools voor Kindcentra.

De tools zijn gericht op professioneel en zakelijk gebruik. Zij zijn niet bedoeld voor gebruik door kinderen en niet bedoeld voor het verwerken van dossiers of persoonsgegevens van kinderen, ouders, kandidaten of medewerkers.

1.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende functie en alleen wanneer de functie daadwerkelijk op de website aanwezig is.

Geen verplichte marketing bij een gratis download

Een gebruiker hoeft niet akkoord te gaan met marketing om een gratis tool of download te ontvangen. De downloadaanvraag en nieuwsbrieftoestemming zijn technisch en visueel gescheiden.

1.4 Lokale verwerking in de rekentool

Voor zover technisch zo gebouwd, voert de Rekentool PBMC & VE de berekening lokaal uit in de browser. Ingevoerde organisatie-, locatie-, fte-, contracturen- en VE-gegevens worden dan niet naar onze servers verzonden en niet door ons opgeslagen.

Lokale opslag in localStorage of sessionStorage is geen serveropslag, maar is wel opslag op het apparaat van de gebruiker. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie hierover. Tijdelijke invoer wordt automatisch verwijderd wanneer dat niet langer nodig is, bijvoorbeeld via de knop “Opnieuw” in de tool.

1.5 AI-functies en externe AI-leveranciers

Wanneer de gebruiker bewust een optionele AI-functie activeert, kunnen de voor die functie benodigde gegevens worden verzonden naar de gebruikte AI- en infrastructuurleveranciers. Op dit moment is als beoogde AI-leverancier genoemd: Anthropic. Deze vermelding geldt alleen wanneer Anthropic ook werkelijk rechtstreeks of via een andere dienst wordt gebruikt.

Vóór de eerste AI-aanroep toont de website deze melding, samen met een niet-vooraf aangevinkt bevestigingsvakje: “Ik begrijp dat dit een AI-functie is, dat invoer naar een externe AI-leverancier kan worden verzonden en dat ik geen persoonsgegevens mag invoeren.”

De website beschrijft bij de AI-functie:

• welke invoervelden of gegevens worden verzonden;
• welke leverancier en eventuele subverwerkers worden gebruikt;
• in welke regio de gegevens worden verwerkt voor zover bekend;
• of invoer of uitvoer door de leverancier wordt bewaard;
• of invoer wordt gebruikt om modellen te trainen;
• welke contractuele instellingen hiervoor gelden;
• welke internationale doorgiftewaarborg wordt gebruikt;
• hoe lang eventuele technische logs worden bewaard.

Wij doen geen stellige uitspraak dat een leverancier onder het EU-VS Data Privacy Framework valt zonder dit voor de relevante juridische entiteit en dienst te hebben gecontroleerd. Waar nodig gebruiken wij geldige standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen.

1.6 Verboden invoer en bijzondere persoonsgegevens

De tools zijn niet bedoeld voor het invoeren van:

• namen, contactgegevens of personeelsnummers van medewerkers;
• gegevens over kinderen, ouders, sollicitanten of kandidaten;
• gezondheidsgegevens, BSN-nummers, identiteitsdocumenten of strafrechtelijke gegevens;
• andere bijzondere of gevoelige persoonsgegevens;
• vertrouwelijke organisatie-informatie die niet met externe leveranciers mag worden gedeeld.

Een waarschuwing alleen ontslaat Tools voor Kindcentra niet van de verplichting om de verwerking privacyvriendelijk in te richten.

1.7 Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover noodzakelijk met leveranciers die ons ondersteunen, bijvoorbeeld:

Houd intern een verwerkersregister en de relevante overeenkomsten bij.

1.8 Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Als uitgangspunt gelden:

• contactvragen: maximaal 24 maanden na afhandeling of laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren nodig is voor een geschil;
• downloadaanvragen zonder nieuwsbriefinschrijving: maximaal 3 maanden na verzending, tenzij aantoonbaar langer nodig;
• nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving, plus een minimale blokkadelijst om te voorkomen dat iemand opnieuw ongewenst wordt aangeschreven;
• toestemmingsregistratie: zolang de toestemming wordt gebruikt en daarna zolang nodig om naleving te kunnen aantonen;
• beveiligings- en foutlogs: standaard maximaal 3 maanden, tenzij een concreet beveiligingsincident langer bewaren rechtvaardigt;
• administratieve gegevens bij toekomstige betaalde diensten: zolang de fiscale bewaarplicht geldt.

De feitelijke bewaartermijnen worden technisch vastgelegd; gegevens worden automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

1.9 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar relevant:

• HTTPS/TLS en veilige beveiligingsheaders;
• beperkte toegangsrechten en multifactorauthenticatie voor beheeraccounts;
• geheimen uitsluitend in beveiligde omgevingsvariabelen en nooit in openbare broncode;
• tijdige updates en afhankelijkhedencontrole;
• rate limiting, spam- en misbruikbeveiliging;
• dataminimalisatie en standaard geen opslag van toolinvoer;
• versleuteling waar passend;
• back-up-, herstel- en incidentprocedures;
• periodieke controle van leveranciers, logs en toegangsrechten.

1.10 Datalekken

Wij beoordelen beveiligingsincidenten volgens de AVG. Wanneer sprake is van een meldplichtig datalek, melden wij dit zonder onredelijke vertraging en waar vereist binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert, informeren wij ook de betrokken personen.

1.11 Geautomatiseerde besluitvorming

Tools voor Kindcentra neemt via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wanneer een toekomstige kwalificatiecheck, recruitmenttool of andere AI-functie personen beoordeelt, rangschikt, selecteert of uitsluit, mag deze passage niet ongewijzigd blijven. Voor livegang is dan een afzonderlijke risicoanalyse, rolbepaling, mogelijke DPIA en AI-Act-classificatie nodig.

1.12 Rechten van betrokkenen

Je kunt, voor zover van toepassing, verzoeken om:

• inzage;
• rectificatie;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming.

Stuur een verzoek naar info@toolsvoorkindcentra.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; daarvan ontvang je tijdig bericht.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1.13 Minderjarigen

De website en tools zijn gericht op professionele gebruikers en niet op kinderen. Wij vragen niet bewust rechtstreeks gegevens van kinderen. Ontdekken wij dat toch persoonsgegevens van een kind zijn ontvangen, dan beoordelen wij of deze gegevens moeten worden verwijderd en of verdere maatregelen nodig zijn.

1.14 Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, leveranciers of wetgeving veranderen. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij gebruikers via de website of, indien passend, per e-mail.